第一章 总 则
第一条 为加强和规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性和合理性,提高经费的使用效益,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕 50号)等相关文件精神,结合学校实际,制订本办法。
第二条 本办法适用于学校举办(含主办、承办)的各类国内管理会议、国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议。
国内管理会议是指除国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议之外的其他国内会议。
国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会、答辩会(不含毕业论文答辩会)等。
重要学术会议是指院士、二级及以上教授占参会代表总数三分之一(含三分之一)以上的学术交流会议。
在华举办国际会议是指报经教育部批准在我国境内举办的国际会议。
第三条 各单位按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则举办各类会议。
第四条 会议组织者和经办人员是直接责任人,对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位对本单位所举办的会议承担管理和监督责任。
第二章 会议管理
第五条 各单位应建立健全会议审批、公示等会议管理制度,结合工作实际需要,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
第六条 各单位举办会议应预先编制会议费预算。使用科研经费的会议由项目负责人审批;使用其他经费的会议由单位负责人审批,财务部审核。在华举办国际会议应按规定提前履行审批手续。
会议预算内容包括会议名称、会议主题、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数量、所需经费和列支渠道等。
有预算控制额度要求的项目,会议费不得超过预算控制额度;没有预算控制额度要求的项目,结合教学、科研业务活动的实际需要安排会议费。
第七条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,会议费支出不得超过综合定额标准。不得在私人会所及明令禁止的风景名胜区召开。
第八条 各单位举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。
对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用。
对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。
对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。
第九条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分利用电话电视、视频网络等新媒体和现代信息技术,在保证会议质量的前提下,降低会议成本,提高会议效率。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文印费、通讯费等。国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用。
交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十一条 会议费开支实行综合定额控制,在综合定额标准之内据实报销,各项费用之间可以调剂使用。会议费的综合定额标准如下:
单位:元/人.天
会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
国内管理会议 |
340 |
130 |
80 |
550 |
国内业务会议 |
400 |
150 |
100 |
650 |
重要学术会议 |
500 |
150 |
100 |
750 |
在华举办国际会议 |
700 |
200 |
300 |
1200 |
(一)综合定额里的其他费用包括:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费、国际会议资料翻译费等。
(二)会议应按照综合定额控制标准执行,超支部分不予报销。
(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
第十二条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:
(一)会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费中报销。
(二)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,向邀请参会的专家发放讲课费、咨询费等,可对照学校相应标准在劳务费中报销。费用标准(税后)如下:
1.副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元;
2.正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元;
3.院士、全国知名专家每半天不超过3000元。
(三)国际会议同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。
(四)会议论文出版费等其他费用据实报销。
第十三条 各单位在会议开始前可办理会议费借款手续,借款时应提供:
(一)会议通知;
(二)举办会议预算表;
(三)借款单;
(四)金额如达到10万元及以上,应履行大额资金审批手续;
(五)国际会议需提供教育部批准办会的文件。
第十四条 各单位在会议结束之后应当及时汇总各项资料和票据,统一办理报销手续,会议费报销时应提供:
(一)会议通知;
(二)举办会议决算表;
(三)实际参会人员签到表;
(四)会议服务单位提供的发票、明细清单、委托合同(协议)等;
(五)金额如达到10万元及以上,应履行大额资金审批手续(如借款时已履行相关手续,无需重复提供);
(六)国际会议需提供教育部批准办会的文件(如借款时已履行相关手续,无需重复提供)。
第十五条 获全额资助会议,资助单位对会议标准、会议地点和开支范围有特别要求并在资助协议中约定的,按协议执行。
第十六条 与校外单位共同承办会议的,报销时需提供会议预算和合同。会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校原经费账户,不得滞留在学校之外。
第十七条 各单位举办的会议,原则上应在会议结束1个月内及时结账,一次性报销完毕。结账后收取的会议费如有结余,须按照学校经济管理办法办理结余分配。
第四章 监督问责
第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请,严禁套取会议费设立“小金库”,严禁在会议费中列支公务接待费。
第十九条 会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟,原则上安排自助餐,不安排宴请。国内管理会议用餐不上酒水,会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。国际会议可以在会议期间安排一次宴请。
第二十条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用,不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观,严禁组织高消费娱乐、健身活动,严禁以任何名义发放纪念品,不得额外配发洗漱用品。
第二十一条 学校纪检监察、审计、财务部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。
第二十二条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:
(一)以虚报、冒领手段骗取会议费的;
(二)虚报会议人数、天数等进行报销的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违反本办法行为的。
有所列行为之一的,由学校纪检、监察、审计、财务部门责令改正,追回违规资金,并报经学校批准后予以通报。对直接责任人和单位负责人,报请学校按规定给予相应处分。如行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。
第五章 附 则
第二十三条 本办法由财务部负责解释。
第二十四条 本办法自2016年9月1日起执行。《球360官网手机版下载会议费管理办法》(山大财字〔2014〕51号)同时废止。
附件:举办会议预/决算表